Toplantı Organizatörünün Toplantı Günü Dikkat Etmesi Gereken 6 Detay

Toplantı Organizatörünün Toplantı Günü Dikkat Etmesi gereken 6 Detay

Toplantılara hazırlık aşaması, bir toplantının düzenli ve başarılı geçmesini etkileyen en önemli kısımdır. Toplantıyı organize eden kişi ilk olarak toplantı tarihini, saatini ve yerini planlamalıdır. Toplantıya katılacakların isim listesi belirlendiğinde, katılımcılara gündem ile birlikte toplantıya ait tüm detaylar eksiksiz bildirmelidir.

Toplantı organizasyonunu yapan kişinin detaylara dikkat etmesi o toplantının başarısını etkiler. Bir toplantıya katılanların memnun ayrılmasında etkili olan unsurlardan biri de toplantı salonunun uygun seçilmesi ve katılımcıların rahat ettirilmesidir.

Toplantıyı organize eden kişi toplantıya uygun şekilde toplantı salonunu belirlemeli ve katılımcılara diğer detaylarla birlikte yer bilgisini bir kroki ile bildirmelidir. Toplantı günü organizatör en az 1,5 saat önce toplantı yerine gitmelidir. Toplantı salonu için yapılmış tüm hazırlıkları kontrol etmeli, eksikler varsa bu eksiklerin giderilmesini sağlamalıdır.

Toplantı organizasyonunu yapan kişi toplantı günü nelere dikkat etmeli?

  1. Toplantı yapılacak salonun temizlenmiş, her yerin tozunun alınmış ve toplantıya uygun şekilde düzenlenmiş olduğunu kontrol etmelidir.
  2. Toplantı salonunun iyice havalandırılmış olması gerekir. Yeterli havalandırma yapılmadığını görürse, toplantı odasının daha çok havalandırılmasını sağlamalıdır.
  3. Salondaki masa düzeni ve koltuk yerleşimi istenildiği şekilde hazırlanmış olmalıdır. Toplantı organizatörü isimlikler, defter, kalem gibi kırtasiye eşyalarını, toplantı gündemini içeren dosyaları kişi adedi kadar masalara yerleştirmiş olmalıdır.
  4. Toplantı öncesinde, toplantı için gerekli olan ekipmanların tam ve kullanılır durumda olduğunu kontrol etmeli, cihazlarda bir problem varsa hızlıca çözüm üretmelidir.
  5. Başlama saatinden bitimine kadar toplantıyı takip etmeli, gelenleri güler yüzle karşılamalı ve salona yönlendirmelidir. Toplantı esnasında katılımcıların ihtiyaçları oluşursa onlara yardımcı olmalıdır. Katılımcılar mekândan ayrılırken uğurlamalıdır.
  6. Toplantının belirlenen zamanda başlayıp bitirilmesini organize etmelidir. Molalara ve yemek aralarının sürelerine uyulmasını, toplantı odasındaki yiyecek, içeceklerin bittikçe temin edilmesini sağlamalıdır.

Toplantı salonu arayan toplantı organizatörleri, Sangha’nın her türlü toplantı, eğitim ve beklentiye göre sunduğu paketlerinden birini inceleyerek tercihini yapabilir. Açık hava ortamı, butik mekanları, workshop ve koçluk seanslarına uygun ortamı, katılımcılara ulaşım için servis hizmeti, yemekli toplantılar için hususi salon özellikleri ile Sangha’da eğitimler çok verimli geçiyor. Salonlar hakkında detaylı bilgi almak ve iletişim kurmak isteyenler www.sanghaegitimsalonlari.com adresini inceleyebilirler.